Як отримати довідку про участь у бойових діях: інструкція

Що таке довідка про участь у бойових діях

Довідка про участь у бойових діях — це офіційний документ, який підтверджує безпосередню участь людини у визначених законом заходах із забезпечення оборони України. Вона може знадобитися для оформлення статусу учасника бойових дій (УБД), підтвердження конкретного періоду виконання завдань, а в окремих випадках — для проходження військово-лікарської експертизи.

Офіційна назва документа — довідка про безпосередню участь особи в заходах, необхідних для забезпечення оборони України. Її форма визначена додатком 6 до Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 413. Саме цей нормативний акт регулює процедуру надання статусу УБД та пов’язані з нею питання.

У побуті документ часто називають довідкою про бойові дії, довідкою про участь у боях або довідкою для УБД. Проте перед зверненням важливо уточнити, що саме потрібно отримати: довідку про період участі, посвідчення учасника бойових дій чи витяг із відповідного державного реєстру.

Це не одне й те саме. Довідка підтверджує відповідні обставини служби, а посвідчення УБД засвідчує вже наданий статус. Тому наявність довідки не завжди означає, що статус оформлено автоматично.

Кому може знадобитися довідка

Насамперед документ потрібен військовослужбовцям, які виконували бойові або інші завдання, передбачені відповідним порядком, і яким необхідно офіційно підтвердити період участі.

Звернутися по довідку можуть, зокрема:

• військовослужбовці Збройних сил України;
• військові інших формувань і правоохоронних органів, якщо на них поширюється відповідна процедура;
• особи, які вже звільнилися зі служби, але потребують документального підтвердження попередньої участі;
• військовослужбовці, які отримали поранення, контузію або каліцтво;
• особи, яким необхідно підтвердити участь у заходах за попередні роки, зокрема в період АТО або ООС, — за правилами, що застосовуються до конкретної категорії та періоду.

Водночас самого факту проходження військової служби недостатньо для автоматичного підтвердження безпосередньої участі в бойових діях. Значення мають конкретні обставини, період виконання завдань і документи, передбачені законодавством.

Якщо людина служила в підрозділі, який перебував у районі бойових дій, це ще не означає, що будь-який період її служби автоматично буде зараховано як безпосередню участь. Відомості мають бути підтверджені у встановленому порядку.

Де отримати довідку про участь у бойових діях

У більшості випадків основним органом, який оформлює довідку за формою додатка 6, є військова частина, у якій людина проходила службу або брала безпосередню участь у відповідних заходах. Якщо частину розформовано, потрібно з’ясувати, хто є її правонаступником і де зберігаються необхідні документи.

Якщо ви зараз проходите військову службу

Почніть із власної військової частини. Залежно від установленого порядку можна звернутися через командира, кадровий підрозділ або відповідальну посадову особу, яка займається питаннями учасників бойових дій.

У зверненні зазначте, за який період потрібно підтвердження та для чого саме необхідна довідка. Якщо документ потрібен для оформлення статусу УБД, варто прямо про це написати.

Для військовослужбовців також доступний застосунок «Армія+». На офіційному сайті сервісу є окремий рапорт «Довідка про участь у бойових діях». У ньому зазначають періоди безпосередньої участі, а документ може знадобитися для оформлення статусу УБД, отримання додаткової винагороди або підтвердження права на соціальні гарантії. Доступність конкретного рапорту та порядок його погодження варто перевірити у застосунку.

Якщо ви вже звільнилися з військової служби

Звільнення зі служби саме по собі не означає, що ви втратили можливість підтвердити свою участь у бойових діях. Проте потрібно визначити, який орган має оформити потрібний документ і де перебувають службові матеріали.

Якщо вам необхідно оформити статус УБД, Міністерство оборони рекомендує звільненим зі служби у ЗСУ звертатися до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) за місцем реєстрації або перебування на військовому обліку. У межах цієї процедури ТЦК та СП може прийняти заяву й передати матеріали на розгляд відповідної комісії. Військова частина, зі свого боку, готує довідку та необхідні підтвердні документи.

Важливо розрізняти два звернення: запит на отримання самої довідки та заяву на оформлення статусу УБД. Якщо вам потрібен лише документ про період участі, уточніть у відповідному органі, хто уповноважений його видати саме у вашій ситуації.

Якщо ви служили не в ЗСУ

Для військовослужбовців Національної гвардії, Державної прикордонної служби, СБУ, Національної поліції та інших органів порядок залежить від відомства й категорії особи. Звертатися потрібно до відповідного органу або підрозділу, який зберігає службові відомості та уповноважений оформлювати документи.

Не варто автоматично застосовувати інструкцію для військовослужбовців ЗСУ до всіх інших категорій. Якщо є сумніви, спершу уточніть процедуру у своєму відомстві.

Як отримати довідку про участь у бойових діях: покрокова інструкція

Щоб не витрачати час на повторне подання документів, краще діяти послідовно.

Крок 1. Визначте, який саме документ потрібен

Перед зверненням з’ясуйте, для чого вам необхідне підтвердження. Якщо потрібно оформити статус учасника бойових дій, процедура відрізнятиметься від випадку, коли вам необхідно підтвердити період виконання завдань для іншої установи.

Залежно від мети це може бути:

• довідка про безпосередню участь у заходах із забезпечення оборони України;
• посвідчення учасника бойових дій;
• витяг із Єдиного державного реєстру ветеранів війни;
• архівна довідка про проходження служби або участь у відповідних заходах;
• довідка про обставини поранення чи інші медичні документи.

Якщо установа просить «довідку про бойові дії», уточніть офіційну назву документа. Це допоможе уникнути ситуації, коли ви отримаєте довідку, яка не відповідає вимогам конкретної процедури.

Крок 2. Зверніться до відповідального органу

Чинному військовослужбовцю варто звернутися до своєї військової частини, зокрема через рапорт або доступний електронний сервіс.

Після звільнення зі служби спершу визначте, чи потрібна вам окрема довідка, чи ви хочете оформити статус УБД. У другому випадку для колишніх військовослужбовців ЗСУ одним із практичних шляхів є звернення до ТЦК та СП за місцем військового обліку.

Якщо частину розформовано, запитайте у відповідному органі, хто став її правонаступником або куди передали службові документи.

Крок 3. Підготуйте рапорт або заяву

У зверненні вкажіть свої персональні та службові дані, період, який потрібно підтвердити, і суть прохання. Якщо не пам’ятаєте точних номерів наказів, не вигадуйте їх. Натомість зазначте відомі дані про військову частину, підрозділ, приблизні дати та місце виконання завдань у межах, які можна безпечно повідомляти.

Крок 4. Додайте наявні підтвердні документи

Якщо у вас є копії наказів, витяги, документи про відрядження, медичні довідки або інші матеріали, які стосуються періоду участі, уточніть, чи потрібно їх додавати.

Не обов’язково самостійно мати всі службові документи. Частина з них може зберігатися у військовій частині або відповідному органі. Якщо певних матеріалів немає, прямо попросіть перевірити інформацію за службовими обліками.

Крок 5. Зафіксуйте подання звернення

Зберігайте копію рапорту або заяви, реєстраційний номер, підтвердження електронного подання чи поштову квитанцію. Якщо звернення передається через установлену внутрішню систему, з’ясуйте, як можна перевірити його статус.

Ці відомості знадобляться, якщо розгляд затягнеться або виникне потреба звернутися зі скаргою.

Крок 6. Перевірте готову довідку

Коли отримаєте документ, уважно перевірте персональні дані, назву органу, період участі та інші реквізити. Якщо виявили помилку або не зазначено один із потрібних періодів, зверніться до органу, який видав довідку, із проханням виправити неточність.

Які документи потрібні для отримання довідки

Точний перелік залежить від обставин служби, відомства та мети звернення. Найкраще заздалегідь уточнити, які матеріали потрібні саме у вашому випадку.

Зазвичай для ідентифікації заявника та перевірки інформації можуть знадобитися:

• паспортні дані;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), якщо він потрібен за процедурою;
• відомості про військову частину, підрозділ, посаду та період служби;
• рапорт або заява;
• документи, які підтверджують участь у відповідних заходах, якщо вони є у заявника.

Для підтвердження участі можуть використовуватися витяги з бойових наказів і розпоряджень, бойові донесення, журнали бойових дій, документи про направлення у відрядження, прибуття до району виконання завдань та вибуття з нього, а також інші службові матеріали, передбачені відповідним порядком.

Якщо людина отримала поранення, контузію чи каліцтво, можуть мати значення медичні документи та довідка про обставини травми. Водночас це окремий документ, який не слід плутати з довідкою про безпосередню участь у бойових діях. Міноборони роз’яснює, що довідка про обставини травми використовується, зокрема, під час встановлення причинного зв’язку ушкодження зі службою.

Чи потрібно самостійно збирати бойові документи

Не завжди. Бойові накази, донесення та журнали можуть бути службовими документами, до яких військовослужбовець не має прямого доступу. Тому відсутність у вас особистої копії конкретного наказу не означає автоматично, що отримати довідку неможливо.

У такій ситуації повідомте органу, до якого звертаєтеся, відомі вам дані й попросіть перевірити службові матеріали. Не потрібно самостійно виготовляти документи, яких у вас немає, або вказувати неперевірені номери наказів.

Якщо збереглися копії рапортів, витяги з наказів, документи про відрядження, виписки з медичних закладів або інші підтвердження, збережіть їх. Вони можуть допомогти встановити необхідний період.

Як написати рапорт на отримання довідки

Рапорт має бути коротким, зрозумілим і містити достатньо відомостей, щоб відповідальна особа могла визначити, який документ потрібно оформити.

У ньому бажано зазначити:

• кому адресовано звернення;
• ваше військове звання, ім’я та прізвище;
• посаду й назву військової частини, якщо це застосовно;
• період, за який потрібне підтвердження;
• прохання оформити та видати довідку про безпосередню участь у відповідних заходах;
• мету отримання документа, якщо вона має значення;
• перелік доданих матеріалів;
• дату та підпис або передбачене електронне підтвердження.

Не варто включати до рапорту відомості з обмеженим доступом, які не потрібно повідомляти через обраний канал. Якщо є сумніви щодо допустимості зазначення конкретних деталей, дотримуйтеся правил службового документообігу своєї частини.

Скільки часу оформлюють довідку

Єдиного строку, який можна безумовно застосувати до всіх випадків, немає: потрібно розрізняти оформлення самої довідки, розгляд документів на статус УБД та видачу посвідчення.

На тривалість процесу можуть впливати повнота службових відомостей, необхідність перевірити кілька періодів участі, передання документів до іншого органу або пошук архівних матеріалів.

Окремо регламентовано строки розгляду документів комісією щодо статусу УБД. За інформацією Міноборони, комісія розглядає отримані матеріали та ухвалює рішення в межах установленого порядку; для відповідної процедури зазначено строк у 30 днів із дня отримання документів. Цей строк не слід автоматично вважати гарантованим строком видачі будь-якої довідки.

Якщо минув значний час, а відповіді немає, уточніть, чи зареєстровано рапорт, де перебувають матеріали та чи потрібно надати додаткову інформацію. Під час звернення посилайтеся на дату подання й реєстраційні дані, якщо вони є.

Як отримати довідку після звільнення зі служби

Після звільнення зі служби людина може потребувати підтвердження періоду участі для оформлення статусу УБД або вирішення іншого адміністративного питання. У такому разі насамперед потрібно з’ясувати, де зберігаються документи й хто має повноваження видати потрібну довідку.

Якщо ви служили у ЗСУ та хочете оформити статус УБД, практичним варіантом є звернення до ТЦК та СП за місцем перебування на військовому обліку. Міноборони описує процедуру, за якою ТЦК та СП приймає заяву й передає матеріали на розгляд відповідної комісії через військову частину. Частина перевіряє дані та оформлює необхідну довідку.

Якщо ж потрібна саме довідка про певний період, а не оформлення статусу, уточніть у колишній військовій частині або відповідному органі, як подати запит. У зверненні зазначте:

• повне найменування військової частини, якщо воно відоме;
• період проходження служби та участі у відповідних заходах;
• підрозділ або посаду;
• мету отримання документа;
• наявні реквізити наказів чи інших матеріалів, якщо вони відомі.

Якщо людина звільнилася давно, документи могли передати до іншого органу або архіву. У такому разі варто спочатку з’ясувати місце їх зберігання.

Що робити, якщо військову частину розформовано

Розформування військової частини ускладнює пошук документів, але не обов’язково унеможливлює підтвердження служби. Важливо визначити, який орган прийняв документацію та хто відповідає за оформлення потрібного документа.

За роз’ясненням Галузевого державного архіву Міноборони, довідку за формою додатка 6 до Порядку № 413 видає військова частина або її правонаступник. Сам архів Міноборони таку довідку за цією формою не видає, однак може готувати архівні довідки про проходження військової служби та участь у бойових діях, якщо в запиті є достатні пошукові дані.

Як звернутися до архіву

Якщо вам потрібні архівні відомості, підготуйте максимально точний запит. Зазначте відоме повне найменування військового формування, період служби, приблизні дати участі, номер військової частини, підрозділ і реквізити наказів або бойових розпоряджень, якщо вони збереглися.

Для архівного пошуку особливо важливі точні дати. Якщо ви пам’ятаєте лише місяць або сезон, так і вкажіть, але додайте інші відомі відомості, які допоможуть ідентифікувати документи.

Водночас пам’ятайте: архівна довідка й довідка за формою додатка 6 — різні документи. Якщо вам потрібна саме форма додатка 6, звертайтеся до уповноваженої військової частини або її правонаступника.

Що робити, якщо довідку не видають

Затримка або відсутність відповіді не завжди означає остаточну відмову. Іноді потрібно уточнити період, знайти додаткові документи або визначити, який орган повинен розглянути звернення.

Почніть із перевірки, чи було зареєстровано рапорт або заяву. Якщо звернення подавали письмово, збережіть копію та підтвердження його передання. Якщо скористалися електронною системою, перевірте статус і збережіть доступні відомості про подання.

Якщо питання не вирішується, можна:

1. Подати звернення з проханням повідомити про стан розгляду.
2. Попросити надати письмове пояснення причин затримки або відмови.
3. Звернутися до вищого командування чи органу, якому підпорядкована частина.
4. Якщо документи передані до іншого органу, уточнити його назву та порядок звернення.
5. За потреби звернутися по безоплатну правничу допомогу, щоб визначити належний спосіб оскарження.

Якщо отримали письмову відмову, уважно прочитайте її обґрунтування. Від цього залежить подальша дія: виправити дані, надати додаткові матеріали, звернутися до іншого уповноваженого органу або оскаржити рішення.

Не варто обмежуватися лише усною розмовою, якщо питання довго не вирішується. Письмові звернення та підтвердження їх подання допомагають встановити хронологію й пояснити ситуацію під час подальшого розгляду.

Чи можна отримати довідку без бойового наказу

Відсутність у військовослужбовця особистої копії бойового наказу не означає автоматично, що довідку отримати неможливо. Важливо розрізняти відсутність документа у заявника та відсутність підтвердних відомостей у службових матеріалах.

Спочатку варто попросити перевірити інформацію у військовій частині або в органі, який зберігає відповідні документи. Для підтвердження обставин можуть мати значення інші матеріали, передбачені конкретною процедурою.

У деяких категоріях справ законодавство передбачає альтернативні способи підтвердження участі, зокрема свідчення. Однак вимоги до кількості свідків, їхнього статусу та додаткових доказів залежать від категорії особи й обставин. Наприклад, правила для окремих добровольців не слід автоматично застосовувати до всіх військовослужбовців.

Фото, відео, листування або свідчення побратимів можуть допомогти пояснити обставини, але не варто вважати їх універсальною заміною офіційних документів. Також не публікуйте в інтернеті матеріали, що можуть містити службову інформацію або розкривати дані про підрозділи та бойові завдання.

Чи можна отримати довідку автоматично

В Україні передбачено механізми автоматизованого надання статусу УБД на підставі відомостей, які передають уповноважені органи. Це спрощує процедуру для людей, щодо яких необхідна інформація внесена до відповідної системи та відповідає встановленим вимогам.

Однак автоматичне надання статусу й отримання окремої довідки — не тотожні процеси. Якщо статус уже надано, але вам потрібно підтвердити конкретний період участі для іншої установи, може знадобитися окремий документ.

Скільки часу оформлюють довідку

Єдиного строку, який можна безумовно застосувати до всіх випадків, немає: потрібно розрізняти оформлення самої довідки, розгляд документів на статус УБД та видачу посвідчення.

На тривалість процесу можуть впливати повнота службових відомостей, необхідність перевірити кілька періодів участі, передання документів до іншого органу або пошук архівних матеріалів.

Окремо регламентовано строки розгляду документів комісією щодо статусу УБД. За інформацією Міноборони, комісія розглядає отримані матеріали та ухвалює рішення в межах установленого порядку; для відповідної процедури зазначено строк у 30 днів із дня отримання документів.

Якщо минув значний час, а відповіді немає, уточніть, чи зареєстровано рапорт, де перебувають матеріали та чи потрібно надати додаткову інформацію. Під час звернення посилайтеся на дату подання й реєстраційні дані, якщо вони є.

Як отримати довідку після звільнення зі служби

Після звільнення зі служби людина може потребувати підтвердження періоду участі для оформлення статусу УБД або вирішення іншого адміністративного питання. У такому разі насамперед потрібно з’ясувати, де зберігаються документи й хто має повноваження видати потрібну довідку.

Якщо ви служили у ЗСУ та хочете оформити статус УБД, практичним варіантом є звернення до ТЦК та СП за місцем перебування на військовому обліку. Міноборони описує процедуру, за якою ТЦК та СП приймає заяву й передає матеріали на розгляд відповідної комісії через військову частину. Частина перевіряє дані та оформлює необхідну довідку.

Якщо ж потрібна саме довідка про певний період, а не оформлення статусу, уточніть у колишній військовій частині або відповідному органі, як подати запит. У зверненні зазначте:

• повне найменування військової частини, якщо воно відоме;
• період проходження служби та участі у відповідних заходах;
• підрозділ або посаду;
• мету отримання документа;
• наявні реквізити наказів чи інших матеріалів, якщо вони відомі.

Якщо людина звільнилася давно, документи могли передати до іншого органу або архіву. У такому разі варто спочатку з’ясувати місце їх зберігання.

Що робити, якщо військову частину розформовано

Розформування військової частини ускладнює пошук документів, але не обов’язково унеможливлює підтвердження служби. Важливо визначити, який орган прийняв документацію та хто відповідає за оформлення потрібного документа.

За роз’ясненням Галузевого державного архіву Міноборони, довідку за формою додатка 6 до Порядку № 413 видає військова частина або її правонаступник. Сам архів Міноборони таку довідку за цією формою не видає, однак може готувати архівні довідки про проходження військової служби та участь у бойових діях, якщо в запиті є достатні пошукові дані.

Як звернутися до архіву

Якщо вам потрібні архівні відомості, підготуйте максимально точний запит. Зазначте відоме повне найменування військового формування, період служби, приблизні дати участі, номер військової частини, підрозділ і реквізити наказів або бойових розпоряджень, якщо вони збереглися.

Для архівного пошуку особливо важливі точні дати. Якщо ви пам’ятаєте лише місяць або сезон, так і вкажіть, але додайте інші відомі відомості, які допоможуть ідентифікувати документи.

Водночас пам’ятайте: архівна довідка й довідка за формою додатка 6 — різні документи. Якщо вам потрібна саме форма додатка 6, звертайтеся до уповноваженої військової частини або її правонаступника.

Що робити, якщо довідку не видають

Затримка або відсутність відповіді не завжди означає остаточну відмову. Іноді потрібно уточнити період, знайти додаткові документи або визначити, який орган повинен розглянути звернення.

Почніть із перевірки, чи було зареєстровано рапорт або заяву. Якщо звернення подавали письмово, збережіть копію та підтвердження його передання. Якщо скористалися електронною системою, перевірте статус і збережіть доступні відомості про подання.

Якщо питання не вирішується, можна:

1. Подати звернення з проханням повідомити про стан розгляду.
2. Попросити надати письмове пояснення причин затримки або відмови.
3. Звернутися до вищого командування чи органу, якому підпорядкована частина.
4. Якщо документи передані до іншого органу, уточнити його назву та порядок звернення.
5. За потреби звернутися по безоплатну правничу допомогу, щоб визначити належний спосіб оскарження.

Якщо отримали письмову відмову, уважно прочитайте її обґрунтування. Від цього залежить подальша дія: виправити дані, надати додаткові матеріали, звернутися до іншого уповноваженого органу або оскаржити рішення.

Не варто обмежуватися лише усною розмовою, якщо питання довго не вирішується. Письмові звернення та підтвердження їх подання допомагають встановити хронологію й пояснити ситуацію під час подальшого розгляду.

Чи можна отримати довідку без бойового наказу

Відсутність у військовослужбовця особистої копії бойового наказу не означає автоматично, що довідку отримати неможливо. Важливо розрізняти відсутність документа у заявника та відсутність підтвердних відомостей у службових матеріалах.

Спочатку варто попросити перевірити інформацію у військовій частині або в органі, який зберігає відповідні документи. Для підтвердження обставин можуть мати значення інші матеріали, передбачені конкретною процедурою.

У деяких категоріях справ законодавство передбачає альтернативні способи підтвердження участі, зокрема свідчення. Однак вимоги до кількості свідків, їхнього статусу та додаткових доказів залежать від категорії особи й обставин. Наприклад, правила для окремих добровольців не слід автоматично застосовувати до всіх військовослужбовців.

Фото, відео, листування або свідчення побратимів можуть допомогти пояснити обставини, але не варто вважати їх універсальною заміною офіційних документів. Також не публікуйте в інтернеті матеріали, що можуть містити службову інформацію або розкривати дані про підрозділи та бойові завдання.

Чи можна отримати довідку автоматично

В Україні передбачено механізми автоматизованого надання статусу УБД на підставі відомостей, які передають уповноважені органи. Це спрощує процедуру для людей, щодо яких необхідна інформація внесена до відповідної системи та відповідає встановленим вимогам.

Однак автоматичне надання статусу й отримання окремої довідки — не тотожні процеси. Якщо статус уже надано, але вам потрібно підтвердити конкретний період участі для іншої установи, може знадобитися окремий документ.